ChatGPTで業務マニュアルを作成する方法｜中小企業の属人化解消ガイド

「あの仕事は○○さんしかやり方を知らない」。中小企業の属人化問題を解決する最も確実な方法は、業務マニュアルの整備です。しかし「マニュアルを作る時間がない」のが現実です。ChatGPTを活用すれば、マニュアル作成にかかる時間を70%以上削減できます。

本記事では、ChatGPTを使って業務マニュアルを効率的に作成する方法を解説します。

マニュアル作成をAIで効率化する流れ

1本のマニュアルが15時間→4.5時間。70%の時間削減です。

ステップ1：業務の洗い出し

ChatGPTに自社の業種と部門を伝え、マニュアル化すべき業務のリストを生成します。

当社は従業員20名の製造業（金属加工）です。
以下の部門ごとに、マニュアル化すべき業務を優先度順にリストアップしてください。
各業務に「属人化リスク（高/中/低）」と「マニュアル化の緊急度」も付けてください。

部門：製造、品質管理、営業、経理、総務

業務マニュアルの作り方で全体フレームワークを確認してください。

ステップ2：ヒアリングシートの自動生成

担当者から業務手順を聞き出すためのヒアリングシートをChatGPTに作らせます。

「受注処理」の業務マニュアルを作成するためのヒアリングシートを作成してください。

含めるべき項目：
- 業務の目的（なぜこの業務が必要か）
- トリガー（何がきっかけで始まるか）
- 手順（ステップごと）
- 使用するツール・システム
- 判断基準（条件分岐がある場合）
- 例外パターン（通常と異なるケース）
- 完了条件（何をもって完了とするか）
- 注意点・よくあるミス

このシートを担当者に渡し、回答を記入してもらいます。

ステップ3：マニュアル本文の下書き生成

ヒアリング結果をChatGPTに渡して、マニュアルの下書きを生成します。

以下のヒアリング結果から、業務マニュアルを作成してください。

フォーマット：
1. 業務概要（目的、対象者、頻度）
2. 前提条件（必要な権限、ツール）
3. 手順（ステップごとに番号付き。スクリーンショットの挿入位置も指示）
4. 判断基準（条件分岐はフローチャート形式で）
5. 例外パターンと対応
6. よくあるミスと対策
7. 関連マニュアルへのリンク

読者は業務未経験の新入社員を想定。専門用語には注釈を付けてください。

[ヒアリング結果を貼り付け]

注意点

AIが生成した下書きは、必ず実務担当者にレビューしてもらってください。AIは業務の「流れ」は整理できますが、自社固有のルールや暗黙知は把握できません。

ステップ4：マニュアルの運用と更新

保管場所

• Notion: 検索性が高い。複数人での同時編集が可能
• Googleドキュメント: シンプル。共有が簡単
• 社内Wiki: 体系的な管理が可能

更新ルール

• 業務手順が変わったら1週間以内にマニュアルを更新
• 四半期に1回、全マニュアルの棚卸し（古い情報がないか確認）
• 新入社員がマニュアル通りにやってみて「分からない点」をフィードバック

属人化の解消と合わせて取り組んでください。

マニュアル作成のプロンプト集

営業プロセスマニュアル

BtoB営業の「初回商談〜成約」までのプロセスマニュアルを作成してください。
各フェーズ（リード獲得→商談設定→ヒアリング→提案→クロージング→契約）ごとに
やるべきこと、使うツール、判断基準を記載してください。

経理月次決算マニュアル

中小企業の経理担当者向けに、月次決算の手順マニュアルを作成してください。
月初から月末までの時系列で、各作業の手順と期限を記載してください。
使用するツールはfreee会計を想定。

クレーム対応マニュアル

顧客からのクレーム対応マニュアルを作成してください。
クレームの種類（品質・納期・対応）ごとに対応フローを分け、
各ステップの対応時間目安、エスカレーション基準を含めてください。

ChatGPTの業務活用ガイドで他の業務での活用法も確認してください。

よくある質問

マニュアルを作っても社員が読まないのですが

マニュアルが読まれない原因は「長すぎる」「探しにくい」「古い」の3つです。1業務1ページを原則とし、検索しやすい場所（Notion等）に保管してください。また、新入社員にマニュアルを使って業務を行ってもらい、「使えるマニュアル」に改善し続けることが重要です。

すべての業務をマニュアル化する必要がありますか？

不要です。「担当者が1人しかいない業務」「新入社員が最初に覚える業務」「ミスが発生しやすい業務」の3つを優先してマニュアル化してください。全業務の20%をマニュアル化するだけで、属人化リスクの80%をカバーできます。

マニュアルの適切な長さは？

1業務あたり2〜5ページ（A4換算）が目安です。長すぎると読まれません。詳細な手順はスクリーンショットで補い、テキストは最小限にします。

業務マニュアルの整備や属人化の解消について、kotukotuでは無料相談を承っています。お気軽にご相談ください。