「契約書の印刷・押印・郵送に3日かかる」「過去の契約書を探すのに30分かかった」。中小企業の契約業務には、まだ紙ベースの非効率が残っています。電子契約を導入すれば、契約締結のリードタイムを3日から30分に短縮し、印紙代・郵送代のコストも削減できます。中小企業の電子契約導入は、DXの第一歩として取り組みやすいテーマです。
本記事では、中小企業が電子契約を導入するための手順と、主要ツールの比較を解説します。
電子契約とは｜紙の契約書との違い
電子契約は、紙の契約書の代わりに電子データで契約を締結する仕組みです。2001年の電子署名法により、電子署名が付された電子文書は紙の契約書と同等の法的効力を持ちます。
| 項目 | 紙の契約書 | 電子契約 |
|---|---|---|
| 締結までの時間 | 3〜7日 | 30分〜1日 |
| 印紙税 | 必要（金額に応じて200〜数十万円） | 不要 |
| 郵送費 | 往復1,000〜2,000円 | 0円 |
| 保管場所 | 物理的なキャビネット | クラウド |
| 検索性 | ファイル名で探す（時間がかかる） | キーワード検索で瞬時 |
| 改ざんリスク | 物理的な改ざんの可能性 | 電子署名で改ざん検知可能 |
中小企業にとってもっとも大きなメリットは印紙税の削減です。例えば、年間100件の契約（1件あたり印紙代400円）で年間4万円、高額契約が含まれれば数十万円のコスト削減になります。
ペーパーレス推進の方法と合わせて取り組むと、効果が大きくなります。
主要電子契約ツール3選の比較
| ツール | 月額費用 | 送信件数 | 電子署名方式 | 特徴 |
|---|---|---|---|---|
| クラウドサイン | 11,000円〜 | 無制限 | 立会人型 | 国内シェアNo.1。導入実績が豊富 |
| freeeサイン | 5,980円〜 | 月50件 | 立会人型+当事者型 | freeeとの連携。経理業務の効率化 |
| GMOサイン | 9,680円〜 | 無制限 | 立会人型+当事者型 | セキュリティが高い。大企業との取引向き |
クラウドサイン
弁護士ドットコムが運営する国内シェアNo.1の電子契約サービスです。導入企業が多いため、取引先にも受け入れられやすいのがメリットです。
向いている企業: 初めて電子契約を導入する。取引先の理解を得やすくしたい。
freeeサイン
freee会計・freee人事労務と連携できる電子契約サービスです。契約書の作成から締結、会計処理までをfreeeの中で完結できます。
向いている企業: freeeを使っている。経理との連携を重視したい。
GMOサイン
当事者型の電子署名に対応しており、法的により厳格な署名が必要な場面に強いです。大企業との取引で「当事者型の電子署名」を求められるケースに対応できます。
向いている企業: 大企業との取引が多い。セキュリティ要件が高い。
導入の5ステップ
ステップ1：対象となる契約書の洗い出し（1週間）
すべての契約書を一度に電子化する必要はありません。まず、頻度が高く定型的な契約書から始めます。
- 秘密保持契約（NDA）
- 業務委託契約
- 売買基本契約
- 雇用契約書
- 賃貸借契約
年間の契約件数と印紙代を洗い出し、電子化による削減効果を試算します。
ステップ2：ツールの選定と無料トライアル（2週間）
上記3ツールの無料トライアルを試し、自社の業務フローに合うかを確認します。確認ポイントは以下のとおりです。
- 操作の簡単さ（IT部門がない中小企業でも使えるか）
- テンプレート機能（よく使う契約書をテンプレート化できるか）
- 取引先への送信のしやすさ（相手がアカウントを作る必要があるか）
- 既存システムとの連携（会計ソフト、CRM等）
ステップ3：社内ルールの整備（1週間）
電子契約の運用ルールを策定します。
- どの契約書を電子契約にするか（対象範囲）
- 承認フローはどうするか（上長の承認をツール上で行うか）
- 電子契約と紙の契約書の使い分け基準
- ファイル名や保管フォルダの命名規則
ステップ4：取引先への案内（1〜2週間）
電子契約に移行する旨を取引先に案内します。案内のポイントは以下のとおりです。
- 「電子契約は紙と同等の法的効力がある」ことを明記する
- 取引先の操作は簡単であることを伝える（メールのリンクをクリックするだけ）
- 紙での対応も引き続き可能であることを伝える（強制しない）
ステップ5：運用開始とモニタリング（1ヶ月）
まず社内の契約書（雇用契約等）から電子化を始め、操作に慣れてから取引先との契約に広げます。導入後1ヶ月は以下を確認します。
- 契約締結のリードタイムの変化
- 印紙代・郵送代の削減額
- 取引先からの反応や質問
請求書の電子化と組み合わせて、契約書と請求書を同時に電子化すると効果が大きくなります。
電子契約の法的有効性
電子署名法の根拠
電子署名法第3条により、「本人による電子署名がされた電子文書は、真正に成立したものと推定する」と定められています。つまり、適切な電子署名が付された電子契約は、紙の契約書に押印したものと同等の法的効力があります。
印紙税が不要な根拠
印紙税法は「文書」に課税する法律であり、電子データは「文書」に該当しません。国税庁も「電子的に作成・送信された契約書には印紙税は課されない」との見解を示しています。
電子帳簿保存法への対応
2024年1月から電子取引のデータ保存が義務化されました。電子契約ツールを使えば、検索要件（取引年月日・取引先名・取引金額で検索可能）を自動的に満たせます。
DXの始め方で全体的なデジタル化の方針を確認してください。
コスト削減効果の試算
年間100件の契約を電子化した場合の削減効果を試算します。
| 項目 | 紙の場合（年間） | 電子契約の場合 | 削減額 |
|---|---|---|---|
| 印紙代 | 40,000〜200,000円 | 0円 | 40,000〜200,000円 |
| 郵送費 | 100,000〜200,000円 | 0円 | 100,000〜200,000円 |
| 印刷費 | 10,000〜20,000円 | 0円 | 10,000〜20,000円 |
| 保管コスト | 12,000〜24,000円 | 0円 | 12,000〜24,000円 |
| ツール費用 | 0円 | 72,000〜132,000円 | -72,000〜-132,000円 |
| 合計 | 162,000〜444,000円 | 72,000〜132,000円 | 90,000〜312,000円 |
年間9〜31万円のコスト削減に加え、契約締結のリードタイム短縮（3日→30分）という時間的なメリットも大きいです。
よくある質問
取引先が電子契約に対応していない場合はどうしますか？
紙の契約書と併用する運用が一般的です。電子契約に対応できる取引先から順次移行し、対応できない取引先には引き続き紙で対応します。実際には、大手企業の方が電子契約の導入が進んでいるため、「取引先の方が先に電子契約を求めてくる」ケースも増えています。
電子契約の改ざんは防げますか？
電子署名とタイムスタンプにより、改ざんの検知が可能です。万が一改ざんされた場合、電子署名の検証で異常が検出されます。紙の契約書よりも改ざん検知の面では安全と言えます。
すべての契約書を電子化できますか？
ほとんどの契約書は電子化できますが、一部例外があります。不動産の賃貸借契約（2022年の法改正で電子化可能に）、定期借地契約（書面が必要）など、法律で書面が求められるケースがあります。対象の契約書が電子化可能かは、弁護士や行政書士に確認してください。
電子契約の導入や、ペーパーレス化の推進について、kotukotuでは無料相談を承っています。「どのツールが自社に合うか」から一緒に考えますので、お気軽にご相談ください。
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